Individualsoftware oder SaaS: Was ist günstiger?

Individualsoftware oder SaaS: Wie vergleichen Sie die Kosten?

Dieser Rechner vergleicht die Gesamtkosten eines SaaS-Pakets mit denen einer Individualsoftware über einen Zeitraum von einem bis sieben Jahren. Bei SaaS zahlen Sie ein Abonnement pro Nutzer und Monat, meist zuzüglich einer einmaligen Implementierung. Bei Individualsoftware zahlen Sie die Entwicklung vorab und danach jährlich für Wartung, Hosting und Erweiterungen. Ein Vergleich zu einem einzigen Zeitpunkt führt deshalb in die Irre: Im ersten Jahr ist SaaS fast immer günstiger, nach einigen Jahren kann sich das Bild umkehren.

Darum berechnet dieses Tool die Gesamtkosten über einen Zeitraum von einem bis sieben Jahren, auch Total Cost of Ownership (TCO) genannt. Das Diagramm zeigt die Kosten kumuliert, sodass Sie sehen, ob und wann sich die Linien kreuzen. Dieser Schnittpunkt ist das Break-even-Jahr: Ab dann ist Individualsoftware über den gesamten Zeitraum betrachtet günstiger.

So gehen Sie vor: 1. Geben Sie Lizenz-, Implementierungs- und Integrationskosten für SaaS ein; 2. geben Sie Entwicklungs-, Wartungs- und Erweiterungskosten der Individualsoftware ein; 3. wählen Sie den Zeitraum. Geben Sie Beträge netto ein und nutzen Sie Angebote oder Ihre aktuellen Rechnungen, sofern vorhanden. Die Werte beim Öffnen der Seite sind Beispiele, die die Funktionsweise zeigen, keine Richtpreise.

Kosten, die oft vergessen werden

Auf der SaaS-Seite sind das vor allem die Kosten rund um das Paket: Integrationswerkzeuge, um es mit Ihren anderen Systemen zu verbinden, zusätzliche Module, teurere Tarife für Funktionen, die Sie später doch brauchen, und die Handarbeit, die bleibt, weil das Paket nicht ganz zu Ihrer Arbeitsweise passt. Auch jährliche Preiserhöhungen summieren sich über mehrere Jahre erheblich.

Auf der Seite der Individualsoftware wird die Wartung oft unterschätzt. Software braucht Pflege: Sicherheitsupdates, neue Versionen zugrunde liegender Komponenten, Hosting und Monitoring. Ein jährlicher Betrag in Höhe eines nennenswerten Prozentsatzes der Entwicklungskosten ist üblich. Planen Sie auch Erweiterungen ein, denn Anforderungen ändern sich, sobald Menschen mit der Software arbeiten.

Abwägungen, die sich nicht in Euro ausdrücken lassen

Eigentum: Bei Individualsoftware besitzen Sie die Software in der Regel selbst oder haben weitreichende Nutzungsrechte. Bei SaaS mieten Sie den Zugang; endet das Abonnement, endet auch die Nutzung. Halten Sie bei Individualsoftware schriftlich fest, wer den Quellcode und die Rechte hält, und stellen Sie bei SaaS sicher, dass sich Ihre Daten in einem brauchbaren Format exportieren lassen.

Anbieterabhängigkeit und Passgenauigkeit: Ein SaaS-Anbieter bestimmt die Roadmap, die Preise und welche Schnittstellen es gibt. Das ist in Ordnung, solange das Paket gut passt. Weicht Ihre Arbeitsweise von dem ab, was das Paket erwartet, passen Sie am Ende Ihren Prozess an die Software an statt umgekehrt. Individualsoftware passt zu Ihrem Prozess, setzt aber voraus, dass Sie diesen Prozess klar beschreiben können.

Wartungsrisiko: Bei SaaS trägt der Anbieter die Wartung. Bei Individualsoftware sind Sie von dem Partner abhängig, der sie gebaut hat, oder von einer Dokumentation, die gut genug für eine Übergabe ist. Fragen Sie deshalb nach verbreiteten Technologien, Dokumentation und Vereinbarungen für eine Übergabe.

Wann entscheiden Sie sich für Individualsoftware?

Individualsoftware lohnt vor allem dann eine Überlegung, wenn Ihr Prozess Sie vom Wettbewerb unterscheidet, wenn Sie viele Nutzer haben und sich Lizenzen schnell summieren, oder wenn Sie derzeit mehrere Pakete mit Behelfslösungen verbinden. Für Standardprozesse wie Buchhaltung oder E-Mail ist ein gutes SaaS-Paket fast immer die vernünftige Wahl.

Oft ist es kein Entweder-oder: ein Standardpaket für die Grundlagen mit einer individuellen Schnittstelle oder einer kleinen individuellen Komponente für den Teil, den das Paket nicht gut abdeckt. Diese Variante bilden Sie ab, indem Sie die Integrationskosten auf der SaaS-Seite eintragen.