Software a medida o SaaS: ¿qué sale más barato?

Software a medida o SaaS: ¿cómo se comparan los costes?

Esta calculadora compara el coste total de un paquete SaaS con el de un software a medida a lo largo de uno a siete años. Con SaaS pagas una suscripción por usuario y mes, normalmente con una implantación puntual aparte. Con software a medida pagas el desarrollo al principio y después, cada año, el mantenimiento, el alojamiento y las ampliaciones. Por eso una comparación en un único momento engaña: el primer año, SaaS casi siempre sale más barato, mientras que al cabo de unos años la situación puede darse la vuelta.

Por eso esta herramienta calcula el coste total durante un periodo de uno a siete años, lo que también se conoce como coste total de propiedad (TCO). El gráfico muestra los costes acumulados, para que veas si las líneas se cruzan y cuándo. Ese punto de cruce es el año de equilibrio: a partir de ahí, el software a medida resulta más barato en el conjunto del periodo.

Cómo usarla: 1. introduce los costes de licencia, implantación e integración del SaaS; 2. introduce los costes de desarrollo, mantenimiento y ampliación del software a medida; 3. elige el periodo. Introduce los importes sin IVA y usa presupuestos o tus facturas actuales cuando los tengas. Los valores que aparecen al abrir la página son ejemplos para mostrar cómo funciona, no precios orientativos.

Costes que a menudo se olvidan

En el lado del SaaS son sobre todo los costes que rodean al paquete: herramientas de integración para conectarlo con tus otros sistemas, módulos adicionales, planes más caros por funciones que luego resulta que necesitas, y el trabajo manual que queda porque el paquete no encaja del todo con tu forma de trabajar. Las subidas anuales de precio también suman bastante a lo largo de varios años.

En el lado del software a medida, a menudo se subestima el mantenimiento. El software necesita cuidados: actualizaciones de seguridad, nuevas versiones de los componentes subyacentes, alojamiento y monitorización. Es habitual un importe anual equivalente a un porcentaje considerable del coste de desarrollo. Ten en cuenta también las ampliaciones, porque los requisitos cambian en cuanto la gente empieza a trabajar con el software.

Factores que no se pueden expresar en euros

Propiedad: con el software a medida, normalmente eres propietario del software o tienes amplios derechos de uso. Con SaaS alquilas el acceso; cuando termina la suscripción, termina también tu uso. Con software a medida, deja por escrito quién tiene el código fuente y los derechos, y con SaaS asegúrate de poder exportar tus datos en un formato utilizable.

Dependencia del proveedor y encaje: un proveedor de SaaS decide la hoja de ruta, los precios y qué integraciones existen. No hay problema mientras el paquete encaje bien. Si tu forma de trabajar difiere de lo que espera el paquete, acabas adaptando tu proceso al software en lugar de al revés. El software a medida se ajusta a tu proceso, pero exige que sepas describirlo con claridad.

Riesgo de mantenimiento: con SaaS, el mantenimiento corre a cargo del proveedor. Con software a medida dependes de quien lo desarrolló, o de una documentación lo bastante buena como para traspasarlo. Pregunta por tanto por tecnología extendida, documentación y acuerdos para un posible traspaso.

¿Cuándo elegir software a medida?

El software a medida merece considerarse sobre todo cuando tu proceso te diferencia de la competencia, cuando tienes muchos usuarios y las licencias suman rápido, o cuando ahora mismo enlazas varios paquetes a base de apaños. Para procesos estándar como la contabilidad o el correo electrónico, un buen paquete SaaS es casi siempre la opción sensata.

A menudo no es una cosa o la otra: un paquete estándar para lo básico con una integración a medida o un pequeño componente a medida para la parte que el paquete no resuelve bien. Puedes modelar esa opción introduciendo los costes de integración en el lado del SaaS.