Logiciel sur mesure ou SaaS : lequel coûte le moins ?

Logiciel sur mesure ou SaaS : comment comparer les coûts ?

Ce calculateur compare le coût total d’une solution SaaS et celui d’un logiciel sur mesure sur une à sept années. Avec le SaaS, vous payez un abonnement par utilisateur et par mois, généralement assorti d’une mise en place ponctuelle. Avec un logiciel sur mesure, vous payez le développement au départ, puis chaque année la maintenance, l’hébergement et les évolutions. Une comparaison à un instant donné est donc trompeuse : la première année, le SaaS est presque toujours moins cher, alors que la situation peut s’inverser au bout de quelques années.

C’est pourquoi cet outil calcule le coût total sur une période d’un à sept ans, aussi appelé coût total de possession (TCO). Le graphique présente les coûts de façon cumulée, pour que vous voyiez si et quand les courbes se croisent. Ce point de croisement est l’année du seuil de rentabilité : à partir de là, le logiciel sur mesure revient moins cher sur l’ensemble de la période.

Mode d’emploi : 1. saisissez les coûts de licence, de mise en place et d’intégration du SaaS ; 2. saisissez les coûts de développement, de maintenance et d’évolution du logiciel sur mesure ; 3. choisissez la période. Indiquez les montants hors TVA et appuyez-vous sur des devis ou vos factures actuelles lorsque vous en disposez. Les valeurs affichées à l’ouverture de la page sont des exemples destinés à illustrer le fonctionnement, pas des prix indicatifs.

Les coûts souvent oubliés

Côté SaaS, il s’agit surtout des coûts autour du progiciel : outils d’intégration pour le connecter à vos autres systèmes, modules supplémentaires, formules plus chères pour des fonctionnalités dont vous découvrez le besoin plus tard, et le travail manuel qui subsiste parce que le progiciel ne correspond pas tout à fait à votre façon de travailler. Les hausses de prix annuelles pèsent elles aussi lourd sur plusieurs années.

Côté sur mesure, la maintenance est souvent sous-estimée. Un logiciel demande de l’entretien : mises à jour de sécurité, nouvelles versions des composants sous-jacents, hébergement et supervision. Un montant annuel représentant un pourcentage substantiel du coût de développement est courant. Prévoyez aussi des évolutions, car les besoins changent dès que les utilisateurs commencent à se servir du logiciel.

Des arbitrages qui ne s’expriment pas en euros

Propriété : avec un logiciel sur mesure, vous êtes généralement propriétaire du logiciel ou disposez de larges droits d’utilisation. Avec le SaaS, vous louez un accès ; quand l’abonnement prend fin, votre utilisation aussi. Pour un logiciel sur mesure, faites bien préciser par écrit qui détient le code source et les droits ; pour le SaaS, assurez-vous que vos données peuvent être exportées dans un format exploitable.

Dépendance au fournisseur et adéquation : un éditeur SaaS décide de la feuille de route, des prix et des intégrations disponibles. Cela ne pose pas de problème tant que le progiciel vous convient bien. Si votre façon de travailler diffère de ce que le progiciel attend, vous finissez par adapter votre processus au logiciel au lieu de l’inverse. Un logiciel sur mesure s’adapte à votre processus, mais suppose que vous puissiez décrire clairement ce processus.

Risque de maintenance : avec le SaaS, l’éditeur assume la maintenance. Avec un logiciel sur mesure, vous dépendez du prestataire qui l’a développé, ou d’une documentation suffisamment bonne pour en permettre la reprise. Interrogez donc votre prestataire sur l’utilisation de technologies répandues, sur la documentation et sur les modalités d’une éventuelle reprise.

Quand choisir un logiciel sur mesure ?

Un logiciel sur mesure mérite surtout d’être envisagé lorsque votre processus vous distingue de vos concurrents, lorsque vous avez de nombreux utilisateurs et que les licences s’additionnent vite, ou lorsque vous reliez aujourd’hui plusieurs progiciels à coups de solutions de contournement. Pour des processus standard comme la comptabilité ou la messagerie, un bon progiciel SaaS est presque toujours le choix raisonnable.

Ce n’est souvent pas l’un ou l’autre : un progiciel standard pour la base, avec une intégration sur mesure ou un petit composant sur mesure pour la partie que le progiciel gère mal. Modélisez cette option en saisissant les coûts d’intégration côté SaaS.