Calculadora del punto de pedido y stock de seguridad

Calcular el punto de pedido: ¿cuándo debes volver a pedir?

El punto de pedido es el nivel de stock en el que lanzas un nuevo pedido. La idea es sencilla: entre que haces el pedido y lo recibes, sigues vendiendo o consumiendo stock. Por eso tienes que pedir cuando aún queda justo lo suficiente para cubrir ese plazo de entrega, más un colchón para imprevistos. En fórmula: punto de pedido = consumo medio diario × plazo de entrega en días + stock de seguridad.

Cómo usar la calculadora: 1. introduce tu consumo medio, por día o por semana, y el plazo de entrega en días. Asegúrate de contar el consumo y el plazo en el mismo tipo de días: si vendes cinco días a la semana y tu proveedor habla de diez días laborables, elige cinco días a la semana. 2. Elige cómo quieres calcular el stock de seguridad. 3. Introduce los costes para la cantidad de pedido. El resultado muestra las fórmulas con tus cifras, para que puedas comprobarlas o copiarlas en tu propio sistema.

Compara el punto de pedido con tu posición de inventario, no solo con lo que hay físicamente en la estantería. La posición de inventario es el stock disponible más lo pedido y aún no entregado, menos lo que ya está reservado para clientes. Sobre todo con plazos de entrega largos suele haber varios pedidos abiertos a la vez, y si solo miras la estantería acabas pidiendo dos veces.

Stock de seguridad: método simple o estadístico

El método simple parte de un periodo intenso pero realista: stock de seguridad = consumo máximo × plazo de entrega más largo − consumo medio × plazo de entrega medio. Es fácil de explicar y necesita pocos datos. El inconveniente es que el resultado depende mucho del máximo que elijas, y no sabes cuánta seguridad te aporta.

El método estadístico usa la variabilidad de tu consumo, expresada como desviación típica por día, y un nivel de servicio objetivo. El 95 % corresponde a un valor z de 1,64; el 99 %, a 2,33. El stock de seguridad es entonces z × desviación típica × √plazo de entrega. Si el plazo de entrega también varía, se usa la fórmula combinada: z × √(plazo de entrega × σconsumo² + consumo² × σplazo²). Así, un proveedor poco fiable te cuesta, de forma visible, stock adicional.

Aquí, nivel de servicio significa el porcentaje de ciclos de pedido en los que no te quedas sin stock. Pasar del 95 al 99 % parece un paso pequeño, pero el stock de seguridad sube más de un 40 %. Por eso conviene fijar el nivel por grupo de artículos: alto para los de alta rotación y los que el cliente no está dispuesto a esperar, más bajo para los que se pueden entregar más tarde sin problema.

Lote económico de pedido (EOQ) y sus límites

El lote económico de pedido, también conocido como EOQ o fórmula de Wilson, responde a la pregunta de cuánto pedir cada vez. Muchos pedidos pequeños cuestan mucho en costes de pedido: tiempo para pedir, recibir, comprobar y tramitar facturas. Los pedidos grandes cuestan mucho en costes de almacenamiento: intereses del dinero inmovilizado, espacio, seguros, obsolescencia y mermas. EOQ = √(2 × demanda anual × coste por pedido ÷ coste de almacenamiento por unidad y año) se sitúa justo en el punto en el que ambos tipos de coste son iguales.

Los costes de almacenamiento suelen expresarse como un porcentaje del precio de coste al año; una regla práctica habitual es del 15 al 30 %, según los intereses, el espacio y el riesgo de que los artículos dejen de venderse. Calcúlalo para tu propia situación, porque el EOQ es sensible a esta hipótesis, aunque menos de lo que podrías pensar: gracias a la raíz cuadrada, un porcentaje de coste el doble de alto da una cantidad de pedido alrededor de un 30 % menor.

El EOQ supone una demanda constante, un precio fijo y una vida útil ilimitada. En la práctica tienes descuentos por volumen, cantidades mínimas de pedido, tamaños de envase fijos, cantidades por palé y fechas de consumo preferente. Usa por tanto el EOQ como punto de partida: redondéalo a un tamaño de envase, comprueba si un descuento por volumen compensa los mayores costes de almacenamiento y no pidas nunca más de lo que puedes vender antes de la fecha de consumo preferente.

Cómo lo hace un SGA de forma automática

Un cálculo para un artículo es útil para entender cómo funciona, pero un mayorista tiene cientos o miles de artículos, cada uno con su propio consumo, proveedor y plazo de entrega. Un SGA o ERP bien configurado recalcula periódicamente los puntos de pedido y los stocks de seguridad a partir del historial real de ventas y recepciones, y genera propuestas de compra automáticamente en cuanto la posición de inventario cae por debajo del punto de pedido.

Al hacerlo, el sistema tiene en cuenta lo que complica una hoja de cálculo: temporadas y tendencias, pedidos de compra abiertos, reservas, cantidades mínimas y tamaños de envase por proveedor, y el plazo de entrega real tal como se refleja en las recepciones. Un error habitual es fijar los puntos de pedido una vez y no ajustarlos nunca, mientras el consumo y los plazos cambian. Recalcúlalos al menos cada trimestre, o deja que lo haga el sistema.