5 Anzeichen, dass ein Prozess bereit für die Automatisierung ist

Automatisierung klingt verlockend: Arbeit, die sich von selbst erledigt. Doch wer den falschen Prozess automatisiert, erntet vor allem Frust. Ein unklarer Prozess wird durch Automatisierung nicht klarer, nur schneller unklar. Im Folgenden lesen Sie, wie Sie erkennen, welche Arbeit sich gut für die Automatisierung eignet und was Sie vorab regeln sollten.

Woran erkennen Sie einen Prozess, den Sie automatisieren können?

Ein Prozess ist bereit für die Automatisierung, wenn er häufig vorkommt, immer denselben Schritten folgt und sich diese Schritte beschreiben lassen, ohne jedes Mal „es kommt darauf an“ zu sagen. Es hilft, wenn die Daten, die der Prozess benötigt, digital vorliegen und klar ist, was bei den häufigsten Ausnahmen geschehen soll. Automatisierung bedeutet übrigens nicht, dass kein Mensch mehr beteiligt ist. Oft geht es darum, dass die Routineschritte von selbst ablaufen und Mitarbeitende nur dann hinzugezogen werden, wenn eine Entscheidung oder Beurteilung nötig ist. Denken Sie an einen Antrag, der automatisch auf Vollständigkeit geprüft wird, woraufhin nur die abweichenden Fälle bei einer Kollegin oder einem Kollegen landen. Die fünf Anzeichen unten helfen Ihnen zu beurteilen, ob ein Prozess so weit ist. Je mehr davon Sie wiedererkennen, desto größer ist die Chance, dass Automatisierung wirklich Zeit spart und Fehler vermeidet.

• Die Arbeit kehrt häufig wieder, täglich oder wöchentlich, in derselben Form
• Die Schritte lassen sich als Regeln beschreiben: wenn dies, dann das
• Die benötigten Daten liegen bereits digital vor, in einem System, einer E-Mail oder einer Datei
• Fehler entstehen vor allem durch Abtippen, Vergessen oder doppelte Eingabe
• Arbeit bleibt liegen, weil unklar ist, wer den nächsten Schritt macht

Warum sind Wiederholung und feste Regeln so wichtig?

Weil sich Automatisierung durch Wiederholung bezahlt macht. Einen Schritt zu automatisieren, der einmal im Jahr vorkommt, kostet mehr, als er bringt. Ein Schritt, der Dutzende Male am Tag anfällt, spart jeden Tag Zeit. Feste Regeln sind nötig, weil ein automatisierter Workflow genau das tut, was Sie festgelegt haben. Können Sie beschreiben, wann eine Rechnung freigegeben werden darf, etwa weil der Betrag mit der Bestellung übereinstimmt und der Lieferant bekannt ist, kann ein Workflow diese Prüfung übernehmen. Hängt das Urteil von Erfahrung und Kontext ab, lassen Sie besser einen Menschen entscheiden und den Workflow die Vorarbeit leisten. Stellen Sie fest, dass Kolleginnen und Kollegen einen Prozess jeweils auf ihre eigene Weise ausführen? Das ist kein Grund aufzugeben, wohl aber ein Grund, sich zuerst gemeinsam auf den besten Weg zu einigen. Diesen Weg festzuhalten, ist oft schon eine Verbesserung, noch bevor etwas automatisiert ist.

Welche Rolle spielen Daten und Systeme?

Eine große. Automatisierung arbeitet mit Daten, die digital und zuverlässig verfügbar sind. Kommen Informationen auf Papier oder als Freitext herein, ist ein zusätzlicher Schritt nötig, um diese Daten zuerst auszulesen, zum Beispiel mit Dokumentenerkennung oder KI. Das ist gut machbar, gehört aber ins Design. Achten Sie auch auf die Systeme, in denen der Prozess abläuft. Bieten diese eine Schnittstelle, etwa eine API, kann ein Workflow Daten abrufen und zurückschreiben, ohne dass jemand klicken muss. Fehlt diese Möglichkeit, gibt es manchmal Alternativen über Dateiaustausch oder E-Mail. Schließlich ist die Qualität der Daten wichtig. Unterscheiden sich Kundendaten in zwei Systemen, stolpert ein automatischer Workflow genauso darüber wie ein Mensch, nur schneller und häufiger. Es lohnt sich daher, zu Beginn festzulegen, welches System für welche Daten führend ist.

Wie beginnen Sie mit der Prozessautomatisierung?

Fangen Sie klein und konkret an. Wählen Sie einen Prozess, der mehrere Anzeichen erfüllt, und zeichnen Sie ihn Schritt für Schritt auf, gemeinsam mit den Menschen, die ihn täglich ausführen. Sie wissen, wo die Ausnahmen liegen und wo es heute hakt. Legen Sie anschließend fest, welche Schritte automatisch laufen können und wo ein Mensch entscheiden oder freigeben muss. Sorgen Sie dafür, dass der Workflow sichtbar ist: Wer sieht, welche Aufgaben laufen, festhängen oder erledigt sind? Und wer erhält eine Benachrichtigung, wenn etwas nicht nach Plan läuft? Monitoring verhindert, dass ein automatisierter Prozess unbemerkt stillsteht. Gehen Sie danach mit einer begrenzten Gruppe oder einem Teil der Arbeit live und erweitern Sie, sobald es gut läuft. So lernen Sie unterwegs und das Risiko bleibt überschaubar. Ein erster erfolgreicher Prozess macht es zudem leichter zu erkennen, welche Arbeit als Nächstes an der Reihe ist.

Erkennen Sie eines oder mehrere dieser Anzeichen in Ihrer eigenen Organisation? Vereinbaren Sie ein kostenloses Kennenlerngespräch. Wir bilden den Prozess gemeinsam ab und besprechen, was Automatisierung dort bewirken kann.

Zuletzt aktualisiert: 23. September 2026